Những sai lầm thường gặp khi sử dụng máy photocopy
(22)
Ngày nay, với thời thế ngày càng phát triển và sự phát triển của công nghệ đang dần đi vào cuộc sống của chúng ta. Và trong các văn phòng công ty hay các doanh nghiệp cũng vậy.
Sự phát triển của các thiết bị máy móc cũng đóng một vai trò rất lớn mà chúng ta không thể không nhắc tới được. Sự phát triển của các thiết bị công nghệ như các sản phẩm máy in, máy photocopy hay những chiếc máy Scan cũng vậy.
Nó đóng một vai trò rất quan trong trong công việc in ấn. Giúp chúng ta có thể sao chép, in ấn văn bản tài liệu một cách dễ dàng và thuận tiện. Nhưng cùng với sự phát triển đó là sự trái ngược của các thói quen xấu hằng ngày của chúng ta. Và khi sử dụng các thiết bị máy photocopy cũng vậy.
Chúng ta vẫn đang mắc phải những sai lầm trong quá trình sử dụng chúng. Vậy những sai lầm đó là gì? Chúng ta cùng tìm hiểu những sai lầm thường gặp khi sử dụng những chiếc máy photocopy hàng ngày nhé.
Sử dụng quá nhiều Font chữ khác nhau trong bản in
Việc vô tình sử dụng quá nhiều Font chữ khác nhau trong một bản in luôn là một thói quen thường xảy ra đói với các Writer. Các bạn muốn trang trí cho mình một trang văn bản thật đẹp với nhiều font chữ khác nhau. Nhưng điều đó đang vô tình làm cho người đọc cảm thấy rườm rà và vô cùng rối mắt.
Vì vậy, thay vì sử dụng quá nhiều font chữ khác nhau như vậy. Chúng ta nên thống nhất cho một văn bản bất kỳ đối với một font chữ thống nhất và duy nhât trong một văn bản. Nó sẽ giúp cho người đọc cảm thấy dễ chịu và nó lên sự chuyên nghiệp của chúng ta trong cách bố trí văn bản.
Hãy luôn tạo cho mình một thói quen trong việc sử dụng font chữ cho văn bản. Như thế bạn sẽ càng ngày càng tạo cho mình một sự chuyên nghiệp trong các văn bản được xuất ra. Cũng như giúp cho văn bản của chúng ta được hài hoà nhất.
Sử dụng in, photocopy màu khi không cần thiết
Một trong những thối quen mà chúng ta thường xuyên mắc phải tiếp đó chính là việc in hay photocopy màu. Nếu như trong văn phòng của các bạn được trong bị những chiếc máy in, máy photocopy màu. Chắc chắc các bạn luôn sử dụng các lệnh in, photocopy màu cho các văn bản tài liệu nội bộ công ty đúng không nào?
Nhưng thực ra, nếu chúng ta để ý và tính toán một chút thì việc in màu cho các văn bản tài liệu nội bộ là không cần thiết. Nếu chúng ta thay vì in màu mà in đen trắng. Thì chúng ta có thể tiết kiệm được thời gian in.
Thứ hai đó chính là tiết kiệm chi phí mực sử dụng cho những chiếc máy in, máy photocopy. Nếu như tính toán khi sử dụng những chiếc máy in màu như các hãng máy photocopy Ricoh hay các hãng máy photocopy Toshiba thì việc tiết kiệm lượng mực in này rất là cao.
Để tiết kiệm thời gian cũng như chi phí mực in. Chúng ta chỉ nên in và photocopy màu đối với những văn bản thực sự cần thiết nhất. Như thế sẽ giúp chúng ta tránh lãng phí những chi phí không cần thiết trong công việc văn phòng của chúng ta.
Xem thêm: Cách biến chiếc máy Scan thành chiếc máy photocopy
Sử dụng các hình anh có độ phân giải thấp khi in, photocopy.
Như chúng ta cũng đã biết thì việc in hay photocopy một hình anh được thật rõ nét thì chất lượng hình ảnh đầu vào phải thật chất lượng. Đây chính là vấn đề mà chúng ta cần lưu ý trong khi in hay photocopy bất kỳ một hình ảnh nào.
Vì đối với những thiết bị máy in hay máy photocopy thì các hình ảnh đầu vào và khi in ra sẽ bị giảm chất lượng đi 30% so với bản gốc. Chính vì thế, để đảm bảo bản in của chúng ta được rõ nét và chất lượng.
Chúng ta cần nên cân nhắc về sử dụng và lựa chọn những hình ảnh chất lượng để có được một bản in chấ t lượng nhất.
Xem thêm: Cách khắc phục lỗi photocopy bị mờ nhanh và đơn giản nhất
Để các bản Scan, photocopy quan trọng trong ổ cứng máy photocopy
Một sai lầm khá quan trọng khác đó chính là để các tài liệu quan trọng trong chiếc ổ cứng của máy photocopy. Việc để những tài liệu quan trọng này trong ổ cứng sẽ dẫn đến nguy cơ bị rò rỉ thông tin ra bên ngoài mà bạn không hề hay biết.
Đối với những thông tin mật, hay vô cùng quan trọng thì sau khi Scan hay photocopy. Chúng ta nên format ngay chiếc ổ cứng máy photocopy của chúng ta.
Việc format ổ cứng máy photocopy sẽ giúp chúng ta xoá sạch tất cả các tài liệu quan trọng đó ra khỏi chiếc ổ cứng một cách nhanh nhất. Để đảm bảo tính bảo mật cho những thông tin quan trọng của chúng ta.
Trên đây là một số sai lầm thường gặp mà chúng ta thường mắc phải khi sử dụng những chiếc máy photocopy. Hi vọng với những thông tin này, sẽ giúp phần nào cải thiện những thói quen sử dụng máy photocopy hàng ngày của các bạn. Chúc các bạn thành công.
