Hướng dẫn sử dụng máy fax chuẩn nhất cho nhân viên văn phòng

Hiện nay, khi đến bất kỳ văn phòng làm việc nào, chúng ta cũng rất dễ dàng bắt gặp những chiếc máy fax. Chúng đa dạng về kiểu dáng, thương hiệu, các tính năng và giá thành. Hoạt động bằng cách kết nối chính với đường dây điện thoại. Chiếc máy fax cho phép người sử dụng có thể gửi văn bản giấy tờ tới người khác gần như là ngay lập tức. Thậm chí, ngay cả khi chúng ta có email mà thiếu đi thiết bị này thì công việc kinh doanh cũng gần như vô hiệu.

Nhưng trên thực tế, hiểu là một chuyện, còn sử dụng máy fax ra sao? Sử dụng có đúng cách hay không lại là một chuyện khác. Chính vì thế, trong bài viết này, chúng tôi sẽ hướng dẫn các bạn cách sử dụng máy fax chuẩn nhất cho nhân viên văn phòng. Bất kỳ ai cũng nên trang bị cho mình những kiến thức sử dụng máy fax để khi tiếp xúc với thiết bị này, bạn sẽ không bị bỡ ngỡ nhé!

Máy fax là gì? Chúng hoạt động như thế nào?

Trước tiên, để có thể sử dụng máy fax đúng cách, chúng ta cần hiểu được cơ chế hoạt động của loại thiết bị này.

Máy fax là một thiết bị điện tử có chức năng chính là gửi những bản copy trực tiếp qua hệ thống dây dẫn điện. Chiếc máy fax gửi sẽ có khả năng rà quét bản gốc. Sau đó đổi thông tin thành tín hiệu rồi phát qua đường dây điện đến máy nhận ở một nơi khác. Sau đó, máy fax nhận sẽ đổi tín hiệu ngược lại và in bản sao lên giấy. Đây chính là cách thức hoạt động của máy fax mà chúng ta cần nắm rõ.

Kỹ thuật fax hiện nay chính là để thay thế cho kỹ thuật liên lạc bằng điện tín trong thập niên những năm 1980. Và cho đến hiện nay, mặc dù đã có email thay thế. Nhưng máy fax vẫn luôn được nhiều người lựa chọn sử dụng bởi:

• Ở một số quốc gia, chữ ký điện tử trên email không được tín nhiệm bằng chữ ký trên giấy fax
• Những loại hồ sơ quan trọng và có yêu cầu bảo mật cao không nên sử dụng email vì sẽ có nguy cơ bị đánh cắp rất cao.

Vậy sử dụng máy fax có khó không? Sử dụng máy fax đúng cách và an toàn như thế nào?

Xem thêm: Hướng dẫn cách photo sổ hộ khẩu không cần tháo ghim

Hướng dẫn sử dụng máy fax chuẩn nhất

Sử dụng máy fax không hề khó, nó cũng đơn giản như khi chúng ta sử dụng máy in, máy photocopy,… Và để các bạn khỏi lúng túng khi lần đầu sử dụng máy fax. Sau đây, chúng tôi sẽ hướng dẫn cách sử dụng máy fax theo từng bước chi tiết nhất.

Bước 1: Đặt chế độ nhận fax

Để thực hiện công đoạn này, bạn hãy nhấn lần lượt 3 phím # 7 3. Khi đó màn hình sẽ hiển thị MANUAL ANSWER và có những chế độ cho bạn lựa chọn:

• TEL: Khi có chuông reo bạn nhấc điện thoại lên để nghe, nếu là tín hiệu fax thì bạn chỉ cần thao tác nhấn phím START và đặt ống nghe xuống, khi đó, máy sẽ tự động nhận fax cho bạn.
• TEL/FAX: Nếu là tín hiệu fax thì máy sẽ tự động nhận fax mà không đổ chuông. Còn nếu là tín hiệu điện thoại thì máy sẽ đổ chuông.

Chế độ nhận fax của máy: FAX ONLY MODE

Để kích hoạt chế độ này của máy fax, bạn ấn phím AUTO ANSWER. Nếu đèn AUTO ANSWER sáng thì máy đang ở chế độ FAX ONLY MODE. Còn nếu khi đó, đèn AUTO ANSWER mà tắt thì tức là máy đang ở chế độ TEL hoặc TEL/FAX MODE.

Chế độ nhận fax của máy: TAM/FAX

Bạn nhấn phím MENU, sau đó nhấn 3 phím # 7 8, chuyển về chế độ TAM/FAX .(nếu sau một hồi chuông mà không có tín hiệu fax thì máy sẽ chuyển sang chế độ ghi âm lời nhắn).

Bước 2: Đặt số hồi chuông để nhận fax

Ở bước này, bạn nhấn lần lượt 3 phím là # 7 8, màn hình khi đó sẽ hiển thị TEL/FAX RING. Bạn hãy chọn hồi chuông mà bạn thích và nhấn phím SET để máy ghi nhớ.

Bước 3: Đặt chức năng thống kê của máy fax

Để thực hiện được điềunày, bạn hãy nhấn lần lượt 3 phím # 2 2. Bạn nhấn phím NAVIGATOR chiều mũi tên + – để chọn chế độ:

• ON: máy sẽ in báo cáo thống kê sau 35 bản fax
• OFF: máy sẽ không in báo cáo thống kê sau 35 bản fax

Chọn xong bạn chỉ cần nhấn phím SET để máy lưu lại và ghi nhớ.

Bước 4: Đặt chế độ in báo cáo sau mỗi bản fax

Đến bước này, bạn nhấn lần lượt 3 phím # 0 4, và màn hình sẽ hiển thị SENDING REPORT. Bạn có thể ấn phím SET để chọn vào chế độ MODE = OFF. Nếu bạn chọn chế độ này, sau mỗi bản fax thì máy sẽ không in ra báo cáo về quá trình thực hiện bản fax.

Bên cạnh đó, bạn cũng có thể sử dụng phím NAVIGATOR chiều mũi tên [+ –] để có thể lựa chọn chế độ MODE = ON. Chế độ này sau mỗi bản fax thì máy sẽ in ra báo cáo về quá trình thực hiện bản fax. Hoặc chế độ MODE = ERROR (tức là máy sẽ báo cáo khi bạn không gửi được bản fax hoặc quá trình gửi fax bị lỗi). Sau khi đã thiết lập xong, bạn chỉ cần nhấn SET để máy ghi nhớ là OK nhé!

Như vậy, sau khi đọc xong bài viết này, việc sử dụng máy fax đối với bạn đã trở nên quá đơn giản rồi phải không nào? Chúc các bạn thực hiện thành công!

Nếu vẫn còn thắc mắc cần tư vấn hoặc có nhu cầu mua máy fax chính hãng, giá thành hợp lý. Mời bạn liên hệ trực tiếp với Công ty Máy Photocopy Hải Minh để được tư vấn viên hỗ trợ tốt nhất. Xin chân thành cảm ơn!

Xem thêm: Cách khắc phục lỗi không in được qua mạng trên máy photocopy